Sztuczna inteligencja wkracza do kolejnych dziedzin życia zawodowego, a zamówienia publiczne nie są tu wyjątkiem. Coraz więcej firm, zwłaszcza małych i średnich przedsiębiorstw, sięga po narzędzia AI, żeby sprawniej przygotowywać oferty przetargowe. To zrozumiałe: procedury przetargowe bywają skomplikowane, dokumentacja obszerna, a czas i zasoby kadrowe ograniczone. AI wydaje się idealnym rozwiązaniem. Ale czy na pewno?
Właśnie to pytanie postawiły sobie Alicja Ziemlińska z Kolegium Prawa oraz Maja Budziak z Kolegium Zarządzania Akademii Leona Koźmińskiego, prezentując swoje badania podczas VII edycji Our Future Forum w grudniu 2025 roku.
Przetarg publiczny — na czym to w ogóle polega?
Zanim przejdziemy do ryzyk, warto wyjaśnić, o czym właściwie mówimy. Zamówienia publiczne to procedura, przez którą instytucje państwowe, takie jak szpitale, urzędy czy szkoły, kupują towary i usługi od firm prywatnych. Żeby było uczciwie i przejrzyście, odbywa się to w formie przetargu: zamawiający publikuje warunki, firmy składają oferty, a wygrywa ta najlepsza według określonych kryteriów.
Dla małych i średnich firm ten proces bywa jednak bardzo wymagający. Dokumentacja jest obszerna i skomplikowana prawnie, terminy krótkie, a jeden błąd formalny może skutkować odrzuceniem całej oferty. Nic dziwnego, że przedsiębiorcy coraz chętniej korzystają z AI jako wsparcia przy przygotowywaniu dokumentów.
Gdzie AI może zawieść?
Badaczki przeanalizowały cały przebieg procesu przetargowego, od momentu opublikowania ogłoszenia, przez składanie oferty, jej ocenę, aż po ewentualne wyjaśnienia i decyzję zamawiającego, i na każdym etapie zidentyfikowały konkretne zagrożenia wynikające z nieprawidłowego użycia AI. Łącznie wyróżniły siedem rodzajów ryzyk.
Pierwsze i chyba najbardziej oczywiste to błędy merytoryczne. AI może po prostu źle zrozumieć wymogi techniczne lub prawne i wygenerować ofertę, która formalnie wygląda poprawnie, ale nie odpowiada temu, czego wymaga zamawiający.
Drugie ryzyko to fałszywa presumpcja zgodności. Narzędzie AI może zakładać, że oferta spełnia warunki, nawet jeśli tak nie jest. Firma może nieświadomie złożyć ofertę niezgodną z wymogami, nie zdając sobie z tego sprawy.
Trzecie zagrożenie dotyczy nieadekwatnej precyzji. Gdy zamawiający wzywa wykonawcę do złożenia wyjaśnień dotyczących ceny lub treści oferty, odpowiedź musi być bardzo konkretna i dopasowana do zadanego pytania. AI może generować odpowiedzi zbyt ogólne lub nietrafiające w sedno wezwania.
Czwarte ryzyko jest szczególnie poważne z prawnego punktu widzenia: zagrożenie dla tajemnicy przedsiębiorstwa. Wpisując poufne dane firmy do zewnętrznych narzędzi AI, przedsiębiorcy mogą nieświadomie narażać wrażliwe informacje na wyciek.
Piąte ryzyko to halucynacje, czyli znane zjawisko, w którym AI wymyśla fakty, które nie istnieją. W kontekście przetargu może to oznaczać powołanie się na nieistniejące przepisy, certyfikaty czy referencje.
Szóste zagrożenie wynika z nieaktualnych źródeł. Modele językowe mają datę graniczną swojej wiedzy i mogą opierać się na przepisach lub wytycznych, które już nie obowiązują. W prawie zamówień publicznych, które stosunkowo często się zmienia, to szczególnie istotny problem.
Siódme ryzyko to powierzchowna analiza stanu faktycznego. AI może nie uwzględnić specyfiki konkretnej sprawy i zaproponować rozwiązanie pasujące do typowego przypadku, zamiast do rzeczywistej sytuacji danej firmy.
Kiedy ryzyko jest największe?
Badaczki zwróciły uwagę, że nie wszystkie etapy przetargu są jednakowo narażone. Najwięcej ryzyk koncentruje się na etapie, gdy zamawiający wzywa wykonawcę do wyjaśnienia treści oferty lub zastosowanej ceny. To moment wymagający spójnego, logicznego i precyzyjnego uzasadnienia, a właśnie tu AI najczęściej zawodzi, generując odpowiedzi zbyt ogólne lub niecelne.
Co z tego wynika?
Autorki nie twierdzą, że AI nie powinna być używana w procesach przetargowych, wręcz przeciwnie. Wskazują jednak wyraźnie, że jej stosowanie wymaga świadomości ograniczeń i zachowania eksperckiej kontroli nad finalnym kształtem składanych dokumentów. Technologia może być cennym narzędziem usprawniającym pracę, ale nie może zastąpić wiedzy prawniczej i odpowiedzialności człowieka.
To wniosek ważny nie tylko dla prawników i specjalistów ds. zamówień publicznych, ale dla każdego, kto korzysta z AI w pracy zawodowej:im wyższe stawki, tym mniej możemy pozwolić sobie na bezkrytyczne zaufanie technologii.
Opracowano na podstawie posteru, pn. „Zastosowanie sztucznej inteligencji w procesie przetargowym – identyfikacja ryzyk” zaprezentowanego przez Alicję Zielińską oraz Maję Budziak podczas VII edycji konferencji Our Future Forum w ramach konkursu na najlepszy poster. Zapraszamy do wysłuchania całego wystąpienia na naszym kanale na YouTube.
